12.06.17 |

Utilizando la teoría de Sistemas en tu proyecto de Transformación Digital.

¿La Transformación Digital y la Teoría de Sistemas funcionan juntas?

Primero, es preciso definir aquello que denominamos “sistema”. Un sistema es un determinado grupo de elementos que interactúa entre sí con un objetivo en común. La Teoría de Sistemas puede servir, entonces, para ensayar soluciones sobre el funcionamiento de cualquier sistema, en cualquier escala y en cualquier disciplina.

Fuente: Adaptado de Systems Practice by Omidyar Group

Fuente: Adaptado de Systems Practice by Omidyar Group

Tradicionalmente, esta teoría se utiliza para resolver grandes problemas como la mejora de la educación, la salud pública o la competitividad de un país. Pero, por supuesto, tiene también aplicaciones para resolver ciertos problemas estratégicos complejos en el universo de una empresa. Voy a tomar como ejemplo la transformación digital.

La Transformación Digital no tiene una receta mágica ni pasos específicos que se deben tomar para implementarla, al ser un tema transversal de la organización y porque cada una está en un momento y tiene necesidades distintas.

Pero, por nuestra experiencia en LIQUID, vemos que empresas que buscan generar una transformación digital se enfrentan, según el área, a visiones distintas de cómo debe abordarse la transformación, normalmente enfocada solo en sus necesidades y no en las necesidades de la organización como un conjunto. Esto me lleva a sugerir la Teoría de Sistemas como método para identificar la situación en la que está la empresa y poder identificar las “palancas” que la organización debe accionar para generar un cambio.

Para entender la empresa como un sistema les recomiendo considerar los siguientes pasos que explicaré en más detalle a continuación:

  1. Explorar las fuerzas que hacen que el sistema funcione como funciona.
  2. Entender las causas y efectos de las fuerzas que hemos identificado.
  3. Ver qué causas y efectos están conectadas entre sí y ordenarlas.
  4. Ver si las fuerzas que están interconectadas se pueden agrupar.
  5. Construir el mapa del sistema.

Si entramos a entender las fuerzas en la empresa, tenemos que identificarlas en dos categorías: las que ayudan a que la empresa funcione mejor y evolucione y las que inhiben y bloquean el crecimiento y la efectividad de la empresa. Una fuerza que fomente el crecimiento, puede ser, por ejemplo, la visión de invertir constantemente en el capital humano, generando capacitaciones, programas piloto y oportunidades de crecimiento constantes. Una fuerza que inhibe sería una cultura basada en los silos donde la interacción entre departamentos se limita y cada uno funciona como una isla pensando exclusivamente en sus retos particulares dentro de la organización.

La intención de identificar las fuerzas es listar todo lo que afecta a cómo la empresa funciona hoy para bien y para mal. Ninguna empresa es perfecta, pero no tener la claridad para identificar las deficiencias hace aún más difícil un proceso ya de por sí complejo con la transformación digital.

Una vez que tengamos nuestro listado de fuerzas debemos agruparlas en base a temáticas. Continuar agrupación por agrupación y tomar fuerzas específicas de cada grupo. Revisen cada fuerza y vean cómo afecta a su agrupación; es decir, si la inhibe o la fomenta.

Por ejemplo, volviendo al tema de la cultura por silos, algo que puede fomentar serían sistemas de incentivos por departamento y no a nivel de empresa; y una que puede inhibir sería pocos espacios de interacción con otros equipos.

Irán viendo, a medida que van avanzando con estos agrupamientos en base a las interacciones de las fuerzas, que se empiezan a generar lazos intergrupales. Con lo que deberían terminar es con un mapa en el cual se verán las interconexiones entre diferentes fuerzas y cómo estas pueden estar conectadas con otras. La intención de este ejercicio es entender que no hay una sola solución al problema. En un proceso tan amplio como la transformación digital. No basta con solo rearmar al departamento de TI o comprar las últimas herramientas tecnológicas. Si no tienes un equipo de personas capacitadas, un ambiente en las que estas quieran trabajar, incentivos para que los equipos se junten y vean los procesos de forma transversal y no departamental, entre otros requisitos, nunca se dará el cambio que realmente se quiere.

Construyendo tu Mapa-03

Lo interesante de esta forma de trabajar el problema es que se podrá visualizar cómo ciertas fuerzas están muy conectadas entre sí y estas probablemente deban ser las primeras en cambiar dentro de la organización para lograr su cometido.

Con estas fuerzas identificadas, el equipo a cargo del proyecto o la organización pueden elaborar un plan para ver la mejor manera de cambiar estas fuerzas con la intención, que el sistema vaya mutando orgánicamente para fomentar las fuerzas que aportan a la dirección que quiere la organización y estas se complementen generando un círculo virtuoso.

Finalmente, lo que quiero resaltar es que la teoría de sistemas nos ayuda a tomar conciencia que los problemas grandes y complejos no siempre tienen una solución son una serie de cosas que en conjunto afectan el resultado.

Si quieren saber más sobre la teoría de sistemas hay un curso muy interesante en +ACUMEN; este les dará de forma gratuita mucho más detalle de cómo usar la teoría y poder ponerla en práctica.

Comentarios

oscar santiago cardenas

En algún momento tomé contacto con Metodología de Sistemas Blandos, me interesaría asistir a la charla.

Publicado hace 6 meses